Ryhmänohjaajakoulutuksesta (ROK) opintopisteytetty todistus ja suoritusmerkintä sähköiseen Oma opintopolku -palveluun
Lippukunnan tai alueen järjestämistä samoajien ryhmänohjaajakoulutuksista saa ja täytyy tarjota samoajille opintopisteytetyt todistukset. Kaikki 15 vuotta täyttäneet ja koulutuksen hyväksytysti suorittaneet ovat oikeutettuja saamaan koulutusmerkinnän halutessaan myös valtakunnalliseen Koski-rekisteriin ja sitä kautta Oma opintopolku -palveluun. Kurssinjohtajan tai muun kurssijärjestelyt tuntevan staabin jäsenen on hyvä tarkistaa alla oleva opintopisteytettyjen todistuksien hakuprosessi ja tarkennukset ennen kurssin järjestämistä.
Jotta samoaja voi saada Ryhmänohjaajakoulutuksesta opintopisteytetyn todistuksen ja merkinnän valtakunnalliseen Koski-opintorekisteriin, tulee kurssinjohtajan toimia alla kuvatun ohjeen mukaisesti.
Kuukausi ennen kurssia
- Kurssinjohtaja luo Kuksa-partiorekisteriin tapahtuman toteutettavasta ryhmänjohtajakoulutuksesta ja ilmoittaa kurssista viimeistään kuukautta ennen kurssin alkamista piiritoimistolle.
- Varmista, että viestisi on mennyt perille piiritoimistolle ja sinulle vastataan! Voit olla myös reilusti etukäteen toimistoon yhteydessä, mikäli tarvitset apua esimerkiksi Kuksa-tapahtuman luomiseen.
Kurssi voi olla useamman lippukunnan yhteinen, tai piirin järjestämä eikä se vaikuta todistuksen saamisen tai opintorekisteriprosessiin.
Kuksa-tapahtumassa on oltava vähintään seuraavat tiedot:
- kurssin nimi (ROK)
- kurssin alku- ja loppupäivämäärä
- ensisijainen kurssipaikka (kurssipaikan nimi, osoite ja paikkakunta)
- kurssinjohtajan nimi (tai nimet) ja heidän sähköpostiosoitteensa
- Varmista, että viestisi on mennyt perille piiritoimistolle ja sinulle vastataan! Voit olla myös reilusti etukäteen toimistoon yhteydessä, mikäli tarvitset apua esimerkiksi Kuksa-tapahtuman luomiseen.
Viimeistään kaksi viikkoa ennen ROK-kurssia
- Kurssinjohtaja ja kurssia järjestävät lippukunnat huolehtivat, että kaikki kurssille osallistuvat ovat ilmoittautuneet tai merkitty Kuksa-tapahtumaan viimeistään 2 viikkoa ennen kurssin alkamista.
- Osallistujille ja huoltajille kannattaa muistuttaa etukäteen, että tarkistavat jokaisen ROK-kurssille ilmoittautujan/osallistuvan sähköpostiosoitteen jäsenrekisteri Kuksassa (että sähköposti löytyy samoajan jäsentiedoista Kuksasta, se on kirjoitettu oikein ja sitä luetaan). Suositeltavaa on, että sähköpostiosoite on samoajan oma, ei huoltajan. Tapahtumaan ilmoitetaan osallistujiksi kaikki kurssin suorittavat samoajat.
- Piiritoimiston työntekijä ilmoittaa osallistujat tämän jälkeen Opintokeskus Siviksen järjestelmään, mistä jokainen osallistuja saa omaan Kuksassa mainittuun sähköpostiinsa ohjeet siitä, miten kirjautua Sivisverkkoon ja antaa lupa omien tietojensa luovuttamiseksi opintorekisteriä varten.
Piiritoimiston tuki
Pohjanmaan Partiolaisten ROK ja sivis todistusasioissa tukea antaa Vaasan toimispisteen Noora Småträsk, etunimi.sukunimi@partio.fi, 044-7169302 (soitot arkipäivinä).
Suostumuksen antaminen Koski-rekisteriin (vapaaehtoinen)
Tietojen luovuttaminen Koski-palveluun (sähköiseen opintorekisteriin) on vapaaehtoista, mutta sitä ei voi tehdä enää kurssin jälkeen takautuvasti. Opintopisteytetyn todistuksen (pdf) saa Sivisverkosta myös takautuvasti.
Osallistujan tulee kirjautua ja antaa lupa tietojen luovuttamisesta opintorekisteriin ennen kurssin päättymistä ja sen voivat tehdä vain Opintokeskus Sivikselle ilmoitetut osallistujat (eli Kuksassa kurssille merkityt/ilmoittautuneet, joilla on sähköpostiosoite omissa partion jäsentiedoissaan kaksi viikkoa ennen kurssin alkamista Kuksassa). Suostumus annetaan vahvasti tunnistautuen Siviksen opintorekisterin kautta ja osallistuja saa tähän ohjeet Siviksen automaattiviestissä. Osallistujan tulee olla täyttänyt 15 vuotta.
Alaikäinen osallistuja tarvitsee suostumuksen tiedonsiirtoon myös huoltajalta. Suostumuksen voi antaa Visma Signin avulla sähköisesti, minkä jälkeen järjestelmästä lähtee sähköpostiviesti huoltajalle suostumusta varten. Osallistuja saa linkin sähköiseen lomakkeeseen automaattiviestinä Sivikseltä sen jälkeen, kun toimisto on vienyt osallistumistiedot Sivisverkkoon.
Ilman verkkopankkitunnuksia voi suostumuksen antaa siten, että osallistuja tulostaa ja allekirjoittaa automaattiviestin kautta sähköpostiin saamansa lomakkeen. Lomakkeen voi lähettää suoraan Sivikselle sähköisesti.
Kurssin jälkeen ja ROK-kurssilta valmistuvat
Huomioithan, että koulutukseen osallistujan on suoritettava kaikki koulutuksen aktiviteetit aktiviteettien kuvausten mukaisesti, jotta koulutuksen laajuus täyttyy. Koulutus on valmis vasta, kun johtamisharjoittelu palautekeskusteluineen on päättynyt. Jos koulutus toteutetaan joillakin suppeammilla aktiviteettisisällöillä kuin Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n ohjelmassa on määritelty, ei koulutussuoritusta voida hyväksyä Sivisverkossa eikä opintopisteytettyä todistusta myöntää.
- Kurssinjohtaja ilmoittaa piiritoimistolle kurssin päätyttyä, että kurssi on pidetty ja kootusti listana ketkä kaikki ROK-kurssin aloittaneista valmistuivat, eli toteuttivat kaikki kurssiin kuuluvat osuudet. Jos jonkun koulutukseen osallistujan kohdalla koulutuksen loppuunsaattaminen viivästyy, voidaan hänen tietonsa toimittaa piiritoimistoon jälkikäteen. Silloin viestiin liitetään tiedot suorittajan nimestä ja mistä ROK-kurssista on ollut kyse.
- Piiritoimiston työntekijä syöttää osallistujien tiedot Sivisverkkoon, mihin koulutustiedot tallennetaan. Todistukset voidaan pyynnöstä lähettää pdf-muodossa sähköisesti tai tulostettuina kurssinjohtajalle jaettavaksi. Todistukseen tulee suorittajan etunimi ja sukunimi sen mukaisesti mitä Kuksassa kenelläkin on näissä kentissä.
Koulutukseen osallistuneille voidaan jakaa heti koulutuksen päätöstilaisuudessa kurssitodistus, joka voi olla esimerkiksi Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n todistuspohjalle kirjoitettu. Opintokeskus Siviksen myöntämä todistus on kuitenkin ainoa virallinen opintopisteet kertova todistus.
Opintopisteytetty todistus on mahdollista hakea kurssilaisille kurssin jo käynnistyttyä tai hädässä äskettäin päättyneen kurssin osalta, mutta Koski-rekisteriin jo päättynyttä koulutusta ei pystytä kirjaamaan opetushallituksen opintorekisteriin vaatiman etukäteen tehtävän tunnistautumisen vuoksi.
Opintopisteytettyjä todistuksia ei voida kirjata partiokursseista, jotka eivät ole Sivisverkon koulutusmallien mukaisia. Virallisena koulutuksen järjestäjänä toimii Opintokeskus Sivis.
Lisätietoja yleisesti Opintokeskus Siviksestä ja sähköisestä opintorekisteristä (Koski-rekisteri ja Oma Opintopolku) löydät Siviksen sivuilta. Epäselvissä tai poikkeavissa tilanteissa ota yhteyttä Vaasan partiotoimistoon tai Siviksen asiakaspalveluun.
