Tältä sivulta löydät ohjeet Pohjanmaan Partiolaisten tapahtumaan ilmoittautumiseen ja ilmoittautumisen perumiseen.
Tapahtumaan ilmoittautuminen
Ilmoittautuminen tapahtumiin tapahtuu sähköisesti piirin tapahtumakalenterin kautta. Jokaisen tapahtuman lisätiedoista löytyy Kuksan ilmoittautumislinkki. Viimeinen ilmoittautumispäivä on merkittynä aina kunkin tapahtuman kohdalle.
Huom! Piirin suurtapahtumiin on omat ilmoittautumis- ja perumisohjeet, jotka selviävät tapahtumien nettisivuilta!
Käytämme kaikissa tapahtumailmoittautumisissa jäsenrekisteri Kuksaa. Toivomme, että kurssilaiset ilmoittautuvat itse omalla PartioID:llä. Lippukunta voi edelleen
halutessaan hoitaa ilmoittautumiset myös kootusti.
Alaikäisen ilmoittautumisen tekee huoltaja omalla PartioID:llä. Huoltajan ilmoittaessa tulee heidän muistaa vaihtaa oikeasta yläreunasta osallistujan nimi.
Mikäli joku muu kuin huoltaja ilmoittaa alaikäisen
Mikäli ilmoittautumisen tekee nuori itse tai joku lippukunnan johtajistosta, tulee alle 15-vuotiailta olla huoltajan allekirjoittama lupalappu mukana viikonloppu tapahtumissa.
Vaelluksille ja pidemmille leireille lupalappu tulee olla kaikilta alle 18-vuotiailta. Osassa tapahtumissa ilmoittautuminen ei onnistu, jos sitä ei tee huoltaja tai lippukunnan täysi-ikäinen henkilö.
Mikäli joku muu ilmoittaa aikuisen osallistujan
Lippukunnassa jäsenrekisterinhoitaja, lippukunnanjohtaja, ohjelmajohtaja ja pestijohtaja voivat tarvittaessa ilmoittaa aikuisia osallistujia tapahtumiin.
Kukin lippukunta päättää, mikä on teidän kannalta ilmoittautumisten hoitamisessa paras tapa. Toivomme myös, että ilmoittaessanne lippukuntalaisianne kurssille, ovat he itse asiasta tietoisia ja tietävät millaiselle kurssille ovat osallistumassa. Erityisesti uusille aikuisille koulutuksia markkinoidessa, muistakaa mainita, että koulutukset kestävät koko päivän ja pääsääntöisesti ovat myös yön yli kestäviä.
Mikäli joku lippukunnassa ilmoittaa kaikki osallistujat, se tapahtuu normaalisti ilmoittautumislinkistä omalla PartioID:llä. Ilmoittautuessa vaihdetaan oikeasta yläreunasta osallistujan nimi ja tarkistetaan, että kurssilaisen tiedot ovat ajan tasalla. Ilmoittautumisessa ei pitäisi olla ongelmaa, jos sinulla on pesti kunnossa Kuksassa ja olet onnistunut luomaan PartioID:n.
Jos aiot ilmoittaa myös itsesi, huomioi että et pysty enää lisäämään muita osallistujia omalla PartioID:lläsi sen jälkeen, kun olet ilmoittanut itsesi tapahtumaan.
Ryhmänä ilmoittautuminen
Mikäli tapahtumaan ilmoittaudutaan vartiona tai ryhmänä (esimerkiksi kilpailut), ilmoittautuminen hoidetaan vartionjohtajan tai ryhmänjohtajan partioID:llä. Huom! Et voi ilmoittaa kahta joukkuetta saman ryhmänjohtajan tunnuksilla. Käytä siinä tapauksessa lasten PartioID:tä, kunhan pidät huolen, että lapsi/huoltaja tietää asiasta, sillä hänellekin todennäköisesti menee sähköisesti materiaalia tapahtumasta.
Kilpailuihin ei huoltajan tarvitse hoitaa ilmoittautumista alaikäisten kohdalla, vaan lippukunta hoitaa osallistumisluvat kuntoon koko vartiolta.
Osallistumismaksun maksaminen
Kurssit ja tapahtumat laskutetaan pääsääntöisesti jälkikäteen lippukunnilta ilmoittautuneiden mukaan. Osassa ohjelmatapahtumissa ja koulutuksissa on mahdollisuus valita maksajaksi myös itsensä tai huoltajan. Tapahtumat jotka järjestetään lähellä vuodenvaihdetta laskutetaan etukäteen. Ei-vielä-partiolaisena ilmoittautuneet laskutetaan henkilökohtaisesti.
Peruutukset
Tieto kurssiperumisesta on lähetettävä mahdollisimman pian sekä Vaasan toimipisteeseen, että kurssinjohtajalle.
Ilmoittautumiset ovat sitovia! Jos perumiseen ei ole perusteltua syytä tai sitä ei ole hoidettu riittävän ajoissa, piiri laskuttaa lippukuntaa kurssista normaaliin tapaan. Lippukunnan tehtävänä on huolehtia siitä, että peruutuskäytäntö on lippukunnan jäsenillä tiedossa.
Sairastumisesta johtuva peruutus
Sairastapauksissa hankitaan lääkärin/terveydenhoitajan todistus, jonka jälkeen korvausta kurssimaksusta voi hakea vakuutusyhtiöltä, joko omasta tai partiovakuutuksesta.
Osallistujan vaihto kurssilla
Jos kurssilainen peruu ilmoittautumisensa viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen, on lippukunnalla oikeus asettaa toinen kurssilainen tilalle. Mikäli kurssilla on ilmoittautuneita varasijalla, he menevät etusijalle jaettaessa peruutuspaikkoja. Tieto osallistujavaihdosta on tultava piiritoimistoon viimeistään viikkoa ennen kurssia.
Ilmoittautumisten tarkistus ja seuranta
Ilmoittautumisesta ei tule enää ilmoittajalle vahvistussähköpostia vaan vahvistus menee vain ja ainoastaan ilmoittautuneelle. Lippukunnan johtokolmikko ja jäsenrekisterinhoitaja näkevät lippukuntansa ilmoittautuneet Kuksasta tapahtumat-välilehden alta, ilmoittautumiskooste-välilehdeltä (jos heillä on PartioID ja merkittynä voimassa oleva pesti). Ilmoittautuneiden tulee myös olla ilmoittautunut lippukuntanne edustajina, jotta he näkyvät ilmoittautumistiedoissa.
Mikäli huomaatte ilmoittautumisissa jotain korjattavaa tai ilmoittautumisessa on jotain ongelmia, olettehan siitä pikaisesti yhteydessä Vaasan toimipaikkaan.
(Piirihallitus 24.3.2020)
Kursseja voidaan täyttää kahdella eri tapaa:
1) Kurssille otetaan osallistujat ilmoittautumisjärjestyksessä. Tapahtumakalenterin kurssiselosteessa on ilmoitettu maksimiosallistujamäärä ja ilmoittautunut siirtyy automaattisesti varasijalle kurssin tullessa täyteen, vaikka ilmoittautumisaikaa olisikin vielä jäljellä.
2) Kurssin ilmoittautumisessa ei ole käytössä maksimiosallistujamäärää tai automaattista varasijalle asettamista. Järjestäjä voi rajoittaa lippukuntakohtaisia osallistujamääriä, mikäli kurssille on viimeiseen ilmoittautumispäivään (VIP:ään) mennessä ilmoittautunut enemmän kurssilaisia kuin sille voidaan ottaa. Tällä mahdollistetaan, että osallistujia pääsee kurssille tasaisemmin useammasta lippukunnasta.
Jos kurssille päädytään rajoittamaan lippukuntakohtaista osallistujamäärää, järjestäjä ilmoittaa tilanteesta asianomaisen lippukunnan pestijohtajalle/lippukunnanjohtajalle ja kertoo lukumäärän, jonka verran osallistujia voidaan ko. lippukunnasta ottaa kurssille (= arvio, mikäli yhteydenotto on ennen VIP:ää). Lippukunnalla on oikeus laittaa ilmoittautuneet osallistujansa haluamaansa sisäänottojärjestykseen (esim. tärkeyden tai arvonnan perusteella). Mikäli lippukunta ei käytä tätä oikeutta annettuun päivämäärään mennessä, järjestävä taho tekee sen jälkeen lopullisen päätöksen siitä, kuinka monta lpk:n ilmoittautuneista kurssille otetaan ilmoittautumisjärjestystä seuraten.
Jos lippukunnasta, jonka osallistujamäärää kurssille ollaan rajoittamassa, joku ilmoittautunut peruu osallistumisensa, peruneen paikalle nostetaan joku toinen samasta lippukunnasta ilmoittautunut (sen sijaan, että kuka tahansa seuraavana varasijalla oleva olisi etusijalla). Tälle paikalle ei voi asettaa sellaista lippukunnan jäsentä, joka ei ole ilmoittautunut kurssille VIP:ään mennessä. Tämä etuajo-oikeus katkeaa silloin, kun lippukunnalla ei ole enää ilmoittautuneita jäljellä kurssin varasijoilla, jolloin loput peruutuspaikat täytetään piirin ilmoittautumisohjeiden mukaisesti. Jos VIP:n jälkeen kurssi ei ole täynnä tai tapahtuu perumisia, eikä muista lippukunnista ole varasijajonossa ketään, voidaan kyseisen kurssin tyhjiä paikkoja täyttää ottamalla mukaan yhdestä lippukunnasta enemmän kuin ilmoitettu määrä osallistujia.
Kurssin pääsyvaatimukset on myös oltava täytettynä. Mikäli kursseille tai tapahtumiin ei tule tarpeeksi ilmoittautuneita VIP:n mennessä, kurssi perutaan. Jokaiselle koulutuksen kurssille on määritelty erikseen kurssilaisten määrät, joilla kurssi on mielekästä toteuttaa. Jos ilmoittautuneita on lähes se määrä, jolla kurssi voidaan toteuttaa, ilmoittautumisaikaa jatketaan noin viikon verran.
Suosittelemme hoitamaan ilmoittautumiset viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä, jotta välttyisimme kurssiperumisilta. Jos VIP on kuitenkin mennyt ohi ja innokas kurssilainen on löytynyt, kannattaa siinä tapauksessa olla yhteyksissä Vaasan toimipaikkaan ja kysyä, onko ilmoittautuminen vielä mahdollista. Mikäli kurssi ei toteudu, siitä ilmoitetaan kurssille ilmoittautuneille, tieto myös kirjataan piirin nettisivuille tapahtumantietoihin.
Lapin ja Pohjanmaan yhteistyösopimuksessa on sovittu, että molempien ilmoittautujia kohdellaan tasaveroisina riippumatta siitä kumpi piiri järjestää yhteistyökurssin.
