Kilpailuun ilmoittaudutaan kilpailuvartioittain Kuksa-jäsenrekisterin kautta. Koko vartio ilmoitetaan kerralla vartionjohtajan nimellä. Huoltajat ilmoitetaan vartion ilmoittautumisen yhteydessä. Viimeinen ilmoittautumispäivä on 2.2.2020. Vartion osallistumismaksu on 55 € kaikissa sarjoissa. Piiritoimisto laskuttaa lippukuntia ilmoittautumisten jälkeen.
Ilmoittautumisen yhteydessä on ilmoitettava mahdolliset erityisruokavaliot sekä vartion majoitustarve ennen kilpailua (pe-la) ja kilpailun jälkeen (la-su). Kisakeskuksessa yöpyvät vartiot voivat samalla halutessaan tilata ilta- ja aamupalan. Ylimääräiset ateriat laskutetaan osallistumismaksujen kanssa. Aterioiden hinnat kerrotaan ilmoittautumislomakkeessa. Majoitus on tarkoitettu pitkämatkalaisille.
Kilpailusta poisjäävän vartion osallistumismaksua ei palauteta. Osallistumismaksu sisältää kaiken kilpailussa jaettavan materiaalin, majoituksen sitä tarvitseville, mahdollisen kuljetuksen kilpailun aikana, yhden lämpimän aterian, peseytymismahdollisuuden kilpailun jälkeen sekä mahdolliset palkinnot.