Kilpailuun ilmoittaudutaan kilpailuvartioittain. Koko vartio ilmoitetaan kerralla vartionjohtajan nimellä. Huoltajat ilmoitetaan vartion ilmoittautumisen yhteydessä. Viimeinen ilmoittautumispäivä on 22.1.2023. Vartion osallistumismaksu on 60 € kaikissa sarjoissa. Piiritoimisto laskuttaa ilmoittautumisten jälkeen.
Ilmoittautumisen yhteydessä on ilmoitettava mahdolliset erityisruokavaliot sekä vartion majoitustarve ennen kilpailua (pe-la). Kisakeskuksessa yöpyvät vartiot voivat samalla halutessaan tilata perjantai iltapalan (5 €/kpl) ja lauantai aamupalan (5 €/kpl). Ylimääräiset ateriat laskutetaan osallistumismaksujen kanssa. Majoitus on tarkoitettu pitkämatkalaisille. Ilmoittautumisen yhteydessä ostetaan myös mahdolliset huoltajapassit (20€).
Kilpailusta poisjäävän vartion osallistumismaksua ei palauteta. Osallistumismaksu sisältää kaiken kilpailussa jaettavan materiaalin, majoituksen sitä tarvitseville, yhden lämpimän aterian, peseytymismahdollisuuden kilpailun jälkeen sekä palkinnot.