Huom! Piirin suurtapahtumiin on omat ilmoittautumis- ja perumisohjeet, jotka selviävät tapahtumien nettisivuilta!

Ilmoittautuminen kursseille tapahtuu sähköisesti piirin websivujen kautta. Jokaisen tapahtuman lisätiedoista löytyy Kuksan ilmoittautumislinkki. Viimeinen ilmoittautumispäivä on merkittynä aina kunkin tapahtuman kohdalle.

 

KOOTTU ILMOITTAUTUMINEN JA ALA-IKÄISTEN ILMOITTAUTUMINEN

Käytämme kaikissa tapahtumailmoittautumisissa jäsenrekisteri Kuksaa. Toivomme, että kurssilaiset ilmoittautuvat itse omalla PartioID:llä. Pestijohtajat voivat edelleen
halutessaan hoitaa ilmoittautumiset myös kootusti. Alaikäisten ilmoittautumisen tekee huoltaja omalla PartioID:llä. Huoltajan ilmoittaessa tulee heidän muistaa vaihtaa oikeasta yläreunasta osallistujan nimi. Mikäli ilmoittautumisen tekee nuori itse tai joku lippukunnan johtajistosta, tulee alle 15-vuotiailta olla huoltajan allekirjoittama lupalappu mukana viikonloppu tapahtumissa.

Vaelluksille ja pidemmille leireille lupalappu tulee olla kaikilta alle 18-vuotiailta. Osassa tapahtumissa ilmoittautuminen ei edes onnistu, jos sitä ei tee huoltaja tai lippukunnan täysi-ikäinen henkilö. Kukin lippukunta päättää, mikä on teidän kannalta ilmoittautumisten hoitamisessa paras tapa. Toivomme myös, että ilmoittaessanne lippukuntalaisianne kurssille, ovat he itse asiasta tietoisia ja tietävät millaiselle kurssille ovat osallistumassa.

Erityisesti uusille aikuisille koulutuksia markkinoidessa, muistakaa mainita, että koulutukset kestävät koko päivän ja pääsääntöisesti ovat myös yön yli kestäviä.

Mikäli pestijohtaja ilmoittaa kaikki kurssilaiset, se tapahtuu normaalisti ilmoittautumislinkistä pestijohtajan omalla PartioID:llä. Ilmoittautuessa vaihdetaan oikeasta yläreunasta osallistujan nimi ja tarkistetaan, että kurssilaisen tiedot ovat ajantasalla. Ilmoittautumisessa ei pitäisi olla ongelmaa, jos sinulla on pesti kunnossa Kuksassa ja olet onnistunut luomaan PartioID:n.
Samalla tavalla myös esimerkiksi akela voi ilmoittaa oman ryhmänsä jäseniä tapahtumiin omalla PartioID:llä. Jos aiot ilmoittaa itsesi ja useamman muun omalla tunnuksella tapahtumaan, muista että et pysty enää lisäämään muita osallistujia omalla PartioID:lläsi sen jälkeen, kun olet ilmoittanut itsesi tapahtumaan.

Mikäli tapahtumaan ilmoittaudutaan vartiona tai ryhmänä (esimerkiksi kilpailut), ilmoittautuminen hoidetaan vartionjohtajan tai ryhmänjohtajan partioID:llä. Huom! Et voi ilmoittaa kahta joukkuetta saman ryhmänjohtajan tunnuksilla. Käytä siinä tapauksessa lasten PartioID:tä, kunhan pidät huolen, että lapsi/huoltaja tietää asiasta, sillä hänellekin todennäköisesti menee sähköisesti materiaalia tapahtumasta.

Kilpailuihin ei huoltajan tarvitse hoitaa ilmoittautumista alaikäisten kohdalla vaan, lippukunta hoitaa osallistumisluvat kuntoon koko vartiolta.

 

ILMOITTAUTUMISTEN TARKISTUS JA SEURANTA

Ilmoittautumisesta ei tule enää ilmoittajalle vahvistussähköpostia vaan vahvistus menee vain ja ainoastaan ilmoittautuneelle. Pestijohtaja näkee lippukuntansa ilmoittautuneet Kuksasta, tapahtumat välilehden alta, ilmoittautumiskooste -välilehdeltä.

Jotta pestijohtaja näkee ilmoittautumiset Kuksasta, on hänen täytynyt luoda PartioID ja hänellä tulee olla merkittynä voimassa oleva pestijohtajan pesti. Ilmoittautuneiden tulee myös olla ilmoittautunut lippukuntasi edustajana, jotta se näkyy ilmoittautumistiedoissa Mikäli huomaatte ilmoittautumisissa jotain korjattavaa tai ilmoittautumisessa on jotain ongelmia, olettehan siitä pikaisesti yhteydessä Vaasan toimipaikkaan.

 

KURSSIEN TÄYTTÄMINEN JA KURSSIEN PERUMINEN

Suurimmalle osalle kursseista voi ilmoittautua vapaasti VIPiin asti. Mikäli kurssille on VIPiin mennessä ilmoittautunut enemmän kurssilaisia kuin sille voidaan ottaa, on kurssinjohtajalla mahdollisuus rajoittaa yhdestä lippukunnasta kurssille pääsevien määrää. Tällöin pestijohtajaan ja/tai lippukunnanjohtajaan ollaan yhteydessä kurssilaisten tärkeysjärjestyksen saamiseksi.
Kurssin pääsyvaatimukset on myös oltava täytettynä. Joillekin kursseille, kuten esimerkiksi ensiapukursseille, on selkeästi maksimiosallistujamäärä. Näissä tapauksissa ilmoittautunut siirtyy automaattisesti varasijalle kurssin tullessa täyteen, vaikka ilmoittautumisaikaa olisikin vielä jäljellä. Näiden kurssien kurssiselosteissa lukee maininta maksimiosallistujamäärästä, mikäli sellainen on käytössä.

Mikäli kursseille tai tapahtumiin ei tule tarpeeksi ilmoittautuneita VIP:n mennessä, kurssi perutaan. Jokaiselle koulutuksen kurssille on määritelty erikseen kurssilaisten määrät, joilla kurssi on mielekästä toteuttaa. Jos ilmoittautuneita on lähes se määrä, jolla kurssi voidaan toteuttaa, ilmoittautumisaikaa jatketaan noin viikon verran.

Suosittelemme hoitamaan ilmoittautumiset viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä, jotta välttyisimme kurssiperumisilta. Jos VIP on kuitenkin mennyt ohi ja innokas kurssilainen on löytynyt, kannattaa siinä tapauksessa olla yhteyksissä Vaasan toimipaikkaan ja kysyä, onko ilmoittautuminen vielä mahdollista.  Mikäli kurssi ei toteudu, siitä ilmoitetaan kurssille ilmoittautuneille, tieto myös kirjataan piirin nettisivuille tapahtumantietoihin.

 

KURSSIN MAKSAMINEN

Kaikki kurssit ja tapahtumat laskutetaan jälkikäteen lippukunnilta ilmoittautuneiden mukaan. Ei vielä partiolaisena ilmoittautuneet laskutetaan henkilökohtaisesti.

 

PERUUTUKSET

Ilmoittautumiset ovat sitovia! Jos kurssilainen peruu ilmoittautumisensa viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen, on lippukunnalla oikeus asettaa toinen kurssilainen tilalle. Mikäli kurssilla on ilmoittautuneita varasijalla, he menevät etusijalle jaettaessa peruutuspaikkoja. Tieto osallistujavaihdosta on tultava piiritoimistoon viimeistään viikkoa ennen kurssia.

Tieto kurssiperumisesta on lähetettävä sekä Vaasan toimipaikkaan, että kurssinjohtajalle. Sairastapauksissa hankitaan lääkärin/terveydenhoitajan todistus, jonka jälkeen korvausta kurssimaksusta voi hakea vakuutusyhtiöltä, joko omasta tai partiovakuutuksesta. Jos perumiseen ei ole perusteltua syytä tai sitä ei ole hoidettu riittävän ajoissa, piiri laskuttaa lippukuntaa kurssista normaaliin tapaan. Lippukunnan tehtävänä on huolehtia siitä, että peruutuskäytäntö on lippukunnan jäsenillä tiedossa.